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Pourquoi c’est important

Vous avez peut-être déjà un système de documentation au sein de l’association, c’est super. Mais cette étape semble souvent être peu prise au sérieux. C’est normal, ce n’est pas la partie la plus excitante du travail.

Mais documenter ce qui a été fait pendant une période donnée est super important pour l’avenir de l’association. Surtout lors de changements importants au sein des membres actifs de l’association.

• L’année prochaine, l’équipe sera plongée dans d’autres questionnements. Si elle a besoin de retrouver une information spécifique sur la communication de l’année précédente, ou celle d’avant, ou celle d’avant, etc., il faudrait idéalement qu’elle puisse la trouver sans avoir à :
  • Retourner tous les classeurs (n’hésitez pas à numériser tous les documents d’ailleurs),
  • Fouiller dans tous les dossiers d’un drive,
  • Envoyer un message à 4 personnes pour tenter de voir qui a gardé ce fameux document sur son ordinateur.
• Tu l’auras compris, c’est une question de temps, mais aussi de performances. Si vous retrouvez facilement ce qui a déjà été fait, il est plus facile de faire mieux.
• On répète moins les mêmes erreurs quand on communique les apprentissages sur le long terme.

À quoi faire attention

Préparez un système qui sera utilisé par toute l’association si possible. Et définissez en amont les éléments suivants :

• Le nom des fichiers
• La logique de classification
• Les droits d’accès
• Le compte propriétaire de l’outil de stockage

🤖 Les outils pour documenter

Google Drive

Avantages :

• Accessibilité : Accessible depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet.
• Collaboration : Partage et édition de documents en temps réel avec plusieurs utilisateurs.
• Intégration : Intégration facile avec d'autres outils Google (Docs, Sheets, Forms).
• Espace de stockage : Espace de stockage généreux avec possibilité de mise à niveau.

Inconvénients :

• Dépendance Internet : Nécessite une connexion Internet pour accéder aux documents.
• Confidentialité : Préoccupations concernant la confidentialité des données.

Microsoft OneNote